Matkalla Wikimaniaan eli miten varauduimme konferenssimatkaan hakuvaiheessa

 

Saimme edellisestä yhteisbloggauksestamme niin mukavaa palautetta, että päätimme kirjoittaa taas yhdessä. Kirjoittajat toimivat Marginaalimerkintöjä-projektissa Wikipedia-asiantuntijana (Johanna Janhonen) ja hankejohtajana (Tiina Käpylä).

Johanna: Kun teimme viime vuonna hankehakemusta, ehdotin, että sisällyttäisimme budjettiin matkan Wikimaniaan. Wikimania on Wikimedia-liikkeen vuoden tärkein tapahtuma, joka järjestetään yhteistyössä Wikimedia-säätiön, paikallisten Wikimedia-organisaatioiden ja liikkeen vapaaehtoisten kanssa. Jotta konferenssi olisi koko yhteisön saavutettavissa, se kiertää ympäri maailmaa, viime vuonna se pidettiin Singaporessa, ensi vuonna Itä-Afrikassa, ja vuonna 2026 Pariisissa.

Kun toin asian ensi kertaa esille, tapahtumapaikkaa ei tiedetty tarkasti, mutta ennen hakemuksen jättämistä paikan kerrottiin olevan Krakova. Afrikkaan emme ajatelleet lähteä, vaan osallistumme ensi vuonna tapahtumaan etänä. Näin jälkiviisaana on helppo todeta, että matkabudjetin tekeminen näin epämääräisillä tiedoilla (tapahtuma pidetään joskus kesällä 2025 jossain päin Itä-Afrikkaa) olisi ollut huomattavan haastavaa.

Tämän vuoden puolella tapahtuma siirrettiin Krakovasta Katowiceen, joka sijaitsee 80 kilometrin päässä Krakovasta. 

Tällainen näkymä meitä odottaa Katowicen rautatieasemalla.
Kuva: Lestat (Jan Mehlich), CC BY-SA 3.0, Wikimedia Commons

Tiina: Alustava matkasuunnitelma ja budjetointi täytyi siis saada tehtyä jo hankerahoitusta hakiessamme. Lähtökohtaisesti oli selvää, ettemme lentäisi, sillä kaikki hankkeen jäsenet suosivat maata pitkin matkustamista ilmastosyistä. Tiesimme myös Koneen Säätiön suhtautuvan suotuisasti lentämättä matkustamiseen, vaikka se ei ole välttämättä halvin tai nopein tapa liikkua.

Pidin hanketta valmistelleen Riikan kanssa tapaamisen, jossa hahmottelimme eri reittejä Suomesta Puolaan, arvioimme eri lähteiden perusteella matka-aikaa, yöpymistarvetta, reittejä ja muuta oleellista. Näiden tietojen pohjalta laskimme arviobudjettia matkalle. Tästä lieneekin jo helppo päätellä, että yli vuotta aiemmin tehty suunnitelma oli alustava ja se saattaisi elää vielä ennen toteutumistaan, tuolloin kartoitimme matkaa Krakovaan. Rahoituksia hakiessa monet asiat tuntuvat vielä spekuloinnilta mitä voisi tapahtua. Suunnitteluhetken reitit ja hinnat voivat vielä muuttua, samoin tapahtumien sijainnit ja monet muutkin asiat. 

Realistisen matkabudjetin laatiminen vaatii vaivannäköä ja samalla ymmärrystä siitä, että muuttujia on paljon ja suunnitelmat voivat muuttua. Epävarmuuden sietokyky ja joustavuus auttavat, Koneen säätiöön voi olla helposti yhteydessä ja varmistaa muuttuvien suunnitelmien sopivuuden saatuun rahoitukseen. Nytkin varmistin sekä vakuutus- että budjettiasioita säätiön apurahasihteeriltä säätiön verkkopalvelun viestitoiminnon kautta. 

Tämä porukka järjesti Wikimanian Tukholmassa vuonna 2019.
Jos katsot tarkasti, näet lavalla Johannan harmaine hattuineen.
Kuva: Indrajit Das, CC BY-SA 4.0, Wikimedia Commons

Johanna: Singaporea edeltävä livetapahtuma pidettiin Tukholmassa vuonna 2019, vuoden 2020 tapahtuma peruttiin koronan vuoksi ja vuosina 2021 ja 2022 tapahtuma oli täysin virtuaalinen. Virtuaalisesti tapahtumaan on toki voinut osallistua jo monia vuosia. 

Minulle tapahtuma tuli tutuksi vuonna 2010, kun tapahtuma oli viimeksi Puolassa, silloin Gdanskissa. Se oli niin elämyksellinen ja inspiroiva tapahtuma, että liityin matkan jälkeen Wikimedia Suomi ry:hyn ja toimin sen hallituksessakin kolme vuotta. Nykyään toimin yhdistyksen aktiivisena jäsenenä, esimerkiksi kevätkokouksessa olin ainoa osallistuja, joka ei ollut ns. jäävi, joten päädyin puheenjohtajaksi. Hallitusaikanani osallistuin Wikimaniaan Lontoossa ja silloin reissu kesti viikon, sillä samalla viikolla osallistuin myös Wikimedia UK:n järjestämään hallituskoulutukseen (1 päivä) ja Wikipedia-kouluttajien koulutukseen (2 päivää). 

Kun Wikimania tuli ensimmäistä kertaa Pohjoismaihin, innostuin ja tarjosin itseäni vapaaehtoiseksi. Wikimedia Sverige tarttui innokkaasti tarjoukseeni ja teki minusta tapahtuman somemanagerin. Kasasin 10-henkisen tiimin ja tein meille somestrategian, kokonaisuudessaan pestini kesti neljä kuukautta. Paikan päällä olin taas viikon, valmistelemassa tapahtumaa ja tapahtuman aikana sisältöjä tuottamassa. Päivät olivat hyvin pitkiä, aloitin työni heti herätessäni ja jatkoin sitä nukahtamiseen asti. Toki ehdin osallistua moneen tapahtumaan ja tavata paljon ihmisiä, mutta esimerkiksi luentojen kuunteluun ei jäänyt paljon kapasiteettia. 

Varsovan asema
Kuva: Axe, CC BY-SA 3.0, Wikimedia Commons

Tiina: Kun olimme yhteistuumin päättäneet, että olemme lähdössä Wikimaniaan, Riikka laati alustavan matkasuunnitelman ihan siksikin että on hyvä tekemään tällaisia asioita. Päädyimme ohjelman ja matkustusajan tarkentuessa alkuperäistä suunnitelmaa useampaan yöhön perillä. Hankkeen vastuullisena johtajana ja talousasioiden hoitajana on yksinkertaisinta, että minä hoidan matkojen ja hotellien varaukset ja maksut. Koska matkustamme kukin tahoiltamme Helsinkiin, sieltä laivalla Tallinnaan ja Tallinnasta bussilla Varsovaan, Varsovasta junalla Katowiceen, erillisiä matkan osia on runsaasti kolmelle hengelle mennen ja tullen. Se oli aika stressaavaa, koska jokainen väli ja lippu piti varmistaa että ne ovat oikeina päivinä, oikeaan suuntaan ja niin edelleen. Matkojen muokkaaminen on välillä monimutkaista varsinkin jos varaaja on eri henkilö, kuin matkustava henkilö. 

Matkojen ja hotellien varaamiseen kannattaakin varata hyvä mielentila, riittävästi aikaa ja kaikkien matkustavien ihmisten yhteystiedot ja henkilötiedot, niitä tarvittiin monen monta kertaa. Laadin meille myös lopullisen matkasuunnitelman, jossa on hahmoteltu koko matka kaikkine vaiheineen ja siirtyminen mm. Tallinnassa, Varsovassa ja Katowicessa varsinaisten matkustusetappien lisäksi. Junalippuja ei Puolan rautateille pystynyt ostamaan näin hyvissä ajoin, eli ne on katsottuna valmiiksi mutta liput voi ostaa aikaisintaan 30 vuorokautta ennen matkaa. Eli tämä prosessi jatkuu vielä vähän lähempänä matkustusajankohtaa. Sitten laskin toteutumassa olevan budjetin, jotta hankkeen taloushallinto pysyy myös ajan tasalla. Keskustelin vielä säätiön apurahasihteerin kanssa matkan kuluista, sillä alkuperäinen suunnitelma oli muuttunut sen verran. 

Johanna: Kolmen etävuoteni jälkeen on hienoa mennä taas tapahtumaan livenä, sillä niin se vain on, ettei livekohtaamisia mikään voita. Wikimanian tunnelma on ainutlaatuinen, sillä siellä on niin paljon ihmisiä, jotka ovat samalla aaltopituudella ja samoja tavoitteita edistämässä. Ennen Wikimaniaa järjestetään muita tapahtumia ja pääsemmekin mukaan WikiWomen Summitiin. 

Tapahtuman otsikko kertonee miksi:

WikiWomen Summit at Wikimania 2024: Working together to achieve gender equity in our movement 

WikiWomen Summit järjestettiin viime vuonna ensimmäistä kertaa.
Johanna seurasi tapahtumaa etänä.
Kuva: MMulaudzi-WMF, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons

Wikimanian tarkkaa ohjelmaa ei ole vielä julkaistu, mutta aiempien tapahtumien pohjalta odotan tällaista: 

• uusien työkalujen esittelyjä ja demoja 
• tutkimustuloksia
• kokemuksia erilaisista projekteista
• yhteisön strategian esittelyä ja siihen vaikuttamista
• Wikimedian johtajat ja yhteisön jäsenistä koottu ohjausryhmä esittäytyvät ja heille saa esittää kysymyksiä
• paljon miittejä: suomalaiset, pohjoismaalaiset tai pohjoiseurooppalaiset, wikinaiset, Wikipedia-kouluttajat, WIRit, GLAM… 
• yhteisön parhaiden projektien, jäsenten, työkalujen jne palkitsemisia 

Olen itse menossa WREN-paneeliin jakamaan kokemuksia muiden vierailevien wikipedistien kanssa. Viime vuonna monessa puheenvuorossa käsiteltiin tekoälyä, ja vuodessa aihe on saanut uusia ulottuvuuksia, näitä odotan innolla. Wikimedia-sisällöt ovat suurin yksittäinen tekoälyn koulutusmateriaali, joten Wikimedia-liikkeellä on hyvä syy pysyä kartalla siinä missä mennään. 

Jos olet kiinnostunut Wikimedia-liikkeestä, tule mukaan Wikimaniaan joko livenä (osallistuminen ei edellytä sitä, että olisit itse aktiivinen liikkeessä) tai seuraa sitä etänä. Esitykset on perinteisesti taltioitu myös YouTubeen, joten voit tutustua niihin myös jälkikäteen. 

Wikimania Singaporen ydintiimi luovuttamassa vastuuta
Wikimanian järjestämisestä puolalaisille
Kuva: Dario Crespi, CC BY-SA 4.0, Wikimedia Commons

Tiina: Itse odotan Wikimaniasta sitä, että pääsee näkemään ja kokemaan koko Wikipedia-maailman ihmiset ja tunnelman. Sisällöllisesti odotan eniten kyllä tuota Johannan mainitsemaa tapahtumaa, olen kiinnostunut myös keinoälyä ja Wikipediaa käsittelevistä sessioista. Matkasta odotan raskasta, sillä varsinkin bussimatkat ovat pitkiä ja itse ole esimerkiksi yli viikon tuolla matkalla. Toisaalta mahtavaa päästä mm. Viroon ja Puolaan, matkustan muuten hyvin vähän, joten tässä pääsee samalla myös useampaan kaupunkiin Euroopassa. Olen kuitenkin varma että lopulta matka on myös kaikkien rasitusten arvoinen kokemus ja antaa paljon hankkeemme jäsenille. Sekä minulle avartaen omaa maailmaani.